Message from the president: Quality of construction documents

by jason_cramp | February 28, 2023 3:32 pm

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Buildings between the 1930s and 1980s were typically built on a drawing package that was no more than 30 sheets and included all disciplines. Building design and strategies were quite simple back then; and contractors had to decipher the intent and translate it into construction.

Today, building design has improved on many fronts. Designs are more complex and take into account new knowledge on building science, energy efficiency, sustainability and durability, and software and technology, making it possible to achieve a designer’s inspiration. Arguably, what could not be achieved a few decades ago is now possible.

However, schedule delays, cost escalations, changes, value engineering, and an obscene amount of requests for information (RFIs) are often the reality in public and private sector projects across Canada. The root cause of these issues is almost always the quality of construction documents (or the lack thereof).

A recent CDAO study found “design document quality issues are rooted in inadequate time provided, inadequate fees, and inadequate information about existing conditions.” As professionals in the industry, we need to take a stance to ensure we are given the proper amount of time and fees to complete the work. Yes, technology has enabled us to, in many ways, complete the task with more accuracy, but it has not enabled to us to complete the task faster or better. We still need to put care and attention into the details.

In 2018, it was estimated that miscommunication, as well as inaccurate and inaccessible information cost the U.S. construction market approximately $31.3 billion annually. One can reasonably extrapolate that we, too, are losing billions of dollars due to poor quality of construction documents and miscommunication. The CDAO research study noted, “an error that costs $100 to address during pre-planning could cost $1,000 to address during the design phase and $10,000 during construction.”

We know poor quality of documents will lead to:

• Increase in re-work during construction (which will lead to stress, burnout, and frustration given the time constraints)
• Waste of productivity time on site
• Delays and cost overruns (change orders galore)
• Design inspiration being altered to suit budget and time requirements

Let’s ensure proper time is allotted toward the creation of construction documents and appropriate fees are charged and allocated. Let’s ensure the staff we put on the projects are properly trained, capable, and understand what’s required of them. Let’s take the time to educate, communicate, and collaborate with industry stakeholders to learn about construction materials and practices. Let’s instill a quality assurance/quality control process prior to the issuance of documents for bid. We’re the professionals, so we need to educate and advise our clients accordingly.

Yours in service. I am CSC.

Qualité des documents de construction

Entre les années 1930 et 1980, les bâtiments étaient généralement construits sur un ensemble de dessins ne dépassant pas 30 feuilles et englobant toutes les disciplines. La conception et les stratégies de construction étaient assez simples à l’époque, et les entrepreneurs devaient déchiffrer l’intention et la traduire en construction.

De nos jours, la conception des bâtiments s’est améliorée sur de nombreux fronts. Les conceptions sont plus complexes et tiennent compte des nouvelles connaissances sur la science du bâtiment, l’efficacité énergétique, la longévité et la durabilité, ainsi que les logiciels et la technologie, ce qui permet d’inspirer le concepteur. On peut soutenir que ce qui n’a pu être réalisé il y a quelques décennies est maintenant possible.

Cependant, les retards dans les échéanciers, l’escalade des coûts, les changements, l’ingénierie de la valeur et un nombre obscène de demandes d’information sont souvent la réalité dans les projets des secteurs public et privé partout au Canada. La cause fondamentale de ces problèmes est presque toujours la qualité des documents de construction (ou leur absence).

Une étude récente du BCCM a révélé que « les problèmes de qualité des documents de conception découlent d’un manque de temps, de frais inadéquats et de renseignements insuffisants sur les conditions existantes ». En tant que professionnels de l’industrie, nous devons prendre position pour veiller à ce qu’on nous accorde suffisamment de temps et de frais pour terminer le travail. Oui, la technologie nous a permis, à bien des égards, d’accomplir la tâche avec plus de précision, mais elle ne nous a pas permis de l’accomplir plus rapidement ou mieux. Nous devons encore apporter attention aux détails.

En 2018, on a estimé que les erreurs de communication et les renseignements inexacts et inaccessibles coûtent environ 31,3 milliards de dollars par année au marché américain de la construction. On peut raisonnablement extrapoler que nous perdons nous aussi des milliards de dollars à cause de la mauvaise qualité des documents de construction et de la mauvaise communication. L’étude de recherche du BCCM a fait remarquer qu’une erreur qui coûte 100 $ pendant la planification préalable pourrait coûter 1 000 $ pendant la phase de conception et 10 000 $ pendant la construction.

Nous savons que la mauvaise qualité des documents entraînera :

• Une augmentation des travaux de réaménagement pendant la construction (ce qui entraînera du stress, de l’épuisement professionnel et de la frustration compte tenu des contraintes de temps)
• Une perte de temps de productivité sur le site
• Des retards et dépassements de coûts (demandes de modification à profusion)
• Une modification de l’inspiration conceptuelle en fonction du budget et du temps requis

Assurons-nous que du temps est alloué pour la création de documents de construction et que les frais appropriés sont facturés et attribués. Assurons-nous que le personnel que nous affectons aux projets est bien formé, compétent et comprend ce qu’on attend d’eux. Prenons le temps d’éduquer, de communiquer et de collaborer avec les intervenants de l’industrie pour en apprendre davantage sur les matériaux et les pratiques de construction. Instaurons un processus d’assurance et de contrôle de la qualité avant la délivrance des documents pour la soumission. Nous sommes des professionnels, alors nous devons éduquer et conseiller nos clients en conséquence.

À votre service. Nous sommes CSC.

Source URL: https://www.constructioncanada.net/message-from-the-president-quality-construction-documents/

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